Contexte
Gérer un parc d'équipements professionnels signifie suivre en parallèle des matériels, les personnes ou les sites auxquels ils sont affectés, et les contrats qui les portent. Ces trois dimensions évoluent à des rythmes différents, et c'est leur croisement qui pose problème : un équipement change d'affectation, un contrat arrive à échéance, une reconduction tacite se déclenche.
Le problème
Quand le suivi est tenu dans des fichiers séparés, les écarts sont inévitables.
- Des reconductions tacites qui passent inaperçues faute d'alerte en amont
- Des équipements toujours facturés alors qu'ils ne sont plus utilisés
- Aucune vue consolidée du coût réel par site ou par service
- Deux publics à servir, les équipes internes et les clients, avec des périmètres différents
La solution
Un registre unique des actifs, relié aux contrats et aux affectations, avec des alertes calées sur les échéances.
- Registre des actifs : matériel, statut, affectation, historique
- Contrats reliés aux équipements qu'ils portent
- Timeline des échéances et des renouvellements à venir
- Alertes déclenchées suffisamment en amont pour laisser le temps de décider
- Indicateurs de coûts par site, par service et par catégorie
- Accès distincts pour les équipes internes et pour les clients
Mon rôle
Conception du modèle reliant actifs, contrats et affectations, développement de l'API et de l'interface, système de droits à deux publics, alertes, exports et déploiement cloud.
Contraintes
- Un même équipement change d'affectation dans le temps : l'historique doit être conservé
- Les alertes doivent précéder l'échéance de reconduction, pas la constater
- Deux publics sur la même application, avec des périmètres de données étanches
- Exports exploitables directement par la comptabilité
- Volumétrie importante, avec des vues de liste qui doivent rester rapides
Résultat
Un registre unique où actifs, affectations et contrats sont reliés, et où les échéances sont connues avant d'être atteintes.
- Les renouvellements sont anticipés, plus subis
- Le coût par site et par catégorie devient lisible sans retraitement
- Chaque public accède à son périmètre, sur la même base
Les résultats sont décrits par la capacité livrée. Aucune mesure de performance commerciale n'est avancée ici : les chiffres d'usage appartiennent au client, et je ne publie pas de métriques que je ne peux pas justifier.